De 5 belangrijkste stappen voor je energierapportage

Als er iets onzichtbaar is, is het wel energie. Tegenwoordig zijn er natuurlijk portalen waar je je energieverbruik en -data kunt bekijken. Als je er echt mee aan de slag wilt en verbeterslagen wilt maken, biedt een goede rapportage of dashboard je houvast.

Wij krijgen regelmatig de vraag om de energiedata bruikbaar te maken voor vervolgstappen of om er duiding aan te geven. Maar waar begin je? Denk vooraf goed na over het doel van de rapportage. Zo krijg je een rapportage waar je het maximale uithaalt.

Voor het maken van een goede energierapportage (of energiedashboard) hebben we de 5 belangrijkste tips voor je op een rijtje gezet.
 

1. Stel een doel – Wat wil je weten?

Start met de vraag: “Wat wil ik weten?” Welke vragen moeten er in je rapportage woren beantwoord. Kijk hiervoor naar de belangrijkste drijfveren van jouw bedrijf of organisatie om inzicht in je energieverbruik te krijgen. Om je te helpen, hebben we wat voorbeelden van drijfveren opgesomd:

• Energierekening omlaag
  Ideaal voor: bedrijven waar energie een groot onderdeel van de kostprijs is en organisaties die willen besparen op hun energierekening

  Wil je in je dienstverlening op alle fronten kosten besparen? Dan is het slim om naar de energiekosten te kijken. Hier zijn al gauw besparingen te realiseren. Niet alleen in vaste kosten, maar juist in de variabele kosten. Staat de verwarming niet onnodig aan en kan je het verbruik wel relateren aan de openingstijden? En kan het productieproces niet efficiënter? Elke kWh die je minder verbruikt, scheelt weer geld! Op jaarbasis kan dat flink oplopen. Zo stuur je op betere betaalbaarheid van je energierekening.
   

• Duurzaamheidsdoelen
  Ideaal voor: overheden en bedrijven die een groen imago nastreven

  Wil je met je organisatie juist bijdragen aan een beter milieu en past jullie dienstverlening daarbij? Dan is het mogelijk om je energieverbruik te koppelen aan duurzaamheidsdoelstellingen. Met inzicht in je verbruik weet je ook hoeveel besparingen je kunt realiseren. Zo stuur je op het voorkomen van verspilling en optimaliseer je je verbruik. Belangrijk om de opwarming van de aarde tegen te gaan. Ook fijn: met inzicht in het opgewekte vermogen (van bijvoorbeeld je zonnepanelen), weet je ook of je opwekinstallatie nog steeds goed werkt. En het gewenste rendement levert. 
  Duurzaamheid gaat steeds vaker hand in hand met betaalbaarheid. Zeker als je het bekijkt over langere periodes. Een langetermijnvisie ook op het gebied van energie is een verstandige zet. 
   

• Grip krijgen op je energie
  Ideaal voor: bedrijven die starten met energiebesparingen

  Heb je geen lekker gevoel bij de hoeveelheid energie die jouw organisatie verbruikt? En de kosten die daarmee gemoeid zijn? Dan wil je meer grip op je energieverbruik.
  Hiervoor is goed en eenvoudig inzicht in je energieverbruik de basis. Dat schept orde in de chaos en helpt je een beeld te vormen van de energiestromen. Ook om de energie aan de juiste afdelingen of processen toe te kennen.
   

• Energieprestaties en rendement van installaties
  Ideaal voor: bedrijven met productiemiddelen en technische bedrijfsprocessen

  Wil je weten of je installaties nog steeds hetzelfde rendement leveren als bij de aanschaf? Of zijn ze in de loop van de jaren meer energie gaan verbruiken om hetzelfde doel te bereiken? Als je hier inzicht in hebt, weet je of er onderhoud gepleegd moet worden. Of vervangingsinvesteringen nodig zijn. Met dit inzicht kun je met de leverancier van de installaties in gesprek gaan om de oorzaak te achterhalen en maatregelen te bepalen om het rendement te borgen. Met goed inzicht en onderhoud voorkom je storingen, belangrijk voor de bedrijfscontinuïteit. 
   

• Doorbelasten – Wie betaalt wat?
  Ideaal voor: kantoorpanden en bedrijfsverzamelgebouwe

  Weet je niet precies wie de meeste energie verbruikt? En vind je het oneerlijk dat degene die zijn best doet om te besparen aan de grootverbruiker meebetaald? Dan wil je de verbruikte energie in je organisatie aan de juiste partijen doorbelasten. Alleen dan kun je op een eerlijke wijze zaken doen met de energiegebruikers.
   

2. Definieer je doelgroep – Aan wie rapporteer je?

Nu je weet waarvoor je het doet, is het ook belangrijk om te weten wie je rapport leest. Kortom: definieer je doelgroep. Laat de inhoud van je rapportage aansluiten op degene aan wie je rapporteert. Als je dat zelf bent, is het een thuiswedstrijd. Zorg ervoor dat je niet verzandt in de vaak grote hoeveelheid aan data. Houd je doelen, zoals bij 1 opgesteld, goed in zicht. Rapporteer je aan je manager of directie, dan is het slim om je rapport goed onderbouwd te hebben. Onderzoek en bespreek wat zij aan data nodig hebben. Door bijvoorbeeld de data te koppelen aan de actuele energieprijs heb je een financieel energierapport gemaakt.

Voor een (MVO) jaarverslag is het essentieel om de belangrijkste kerngetallen paraat te hebben, maar ook om in te zoomen op enkele opmerkelijk behaalde resultaten.

Voor overheden en subsidieverstrekkers is het een ander verhaal. Zij vragen vaak veel informatie over je energieprestaties. Denk aan je footprint, bijvoorbeeld je CO2-uitstoot, leeftijden van installaties en gebouwen en gedetailleerde trends van het energieverbruik.

Aandachtspunten: gebruik makkelijke taal, maak energieverbruik inzichtelijk in duidelijke grafieken en zoom in op de belangrijkste details van het energieverbruik om je expertise te tonen.
 

3. Begin bij de bron – Hoe kom je aan data?

Als je aan de slag gaat met je rapportage heb je natuurlijk wel al die data nodig. Hoe kom je nu aan de juiste meetdata van je energieverbruik? Er is heel veel mogelijk. Zelf elke dag de meterstanden opnemen, is omslachtig en veel werk. En de nota’s van je energieleverancier leveren niet altijd voldoende informatie op.
Begin daarom altijd bij de bron van energieverbruik. En dat is bij die meter in de meterkast. Wist je dat het bedrijf dat je meter beheert jou kan helpen met je energievraagstukken? Die meetdata is namelijk jouw eigendom en zijn bij het meetbedrijf op te vragen. Dat kan met online portals, Excel-files of gewoon met een telefoontje. Zorg ervoor dat je rapportage compleet en actueel is. Je wilt achteraf geen vragen krijgen over de betrouwbaarheid van je rapportage.

Andere bronnen
Check of je andere bronnen wilt raadplegen. Als je productiemiddelen een aparte meter hebben, kun je rendementsberekeningen uitvoeren. Ook weerdata zegt veel en is onlosmakelijk verbonden met energieverbruik.
Als je je rendement op productiemiddelen wilt monitoren, zijn (tussen)meters nodig. Als de productiemiddelen daar niet over beschikken, is het plaatsen van tussenmeters te overwegen. Ditzelfde geldt voor kantoorpanden, scholen of verzamelgebouwen. Bedenk vooraf op welke punten extra data gewenst is. Het meetbedrijf kan je hierbij helpen.

Wil je metingen verrichten op koelinstallaties of verwarming, dan is het handig om weerdata beschikbaar te hebben. Want een warme winter heeft positieve invloed op je stookgedrag, maar een hete zomer vraagt vaak veel van je koelinstallatie.

Er zijn diverse commerciële partijen die weerdata aanbieden. Ook je meetbedrijf of energieadviseur kan je hierin helpen.
 

4.    Vergelijk je prestaties – Hoe presteerden we voorheen?

Voordat je je rapportage gaat afronden, is het slim om naar voorgaande jaren te kijken. Een vergelijk met vorig jaar geeft namelijk al een positief of negatief verschil aan. Doen we het juist goed of minder goed? En hoe komt dat toch? Dan kun je verschillen verklaren. En dat is de eerste stap om er grip op te krijgen. En als je toch in de geschiedenis aan het duiken ben, kijk dan gelijk naar 2, 3 of 4 jaar geleden. Hoe meer informatie je verzamelt, hoe betrouwbaarder je conclusies worden. En hoe professioneler je rapportage overkomt.

Aandachtspunt: het energieverbruik van afgelopen jaren zegt veel over de trend van je verbruik. Maar het kan ook goed zijn om een voorspelling te doen waar je met je organisatie heen wilt. Door doelen te stellen en hier tussentijds op te rapporteren, ga je daadwerkelijke resultaten boeken en energie besparen.
 

5.    Trek conclusies en doe aanbevelingen – Hoe nu verder?

Je laatste hoofdstuk is natuurlijk de conclusie met aanbevelingen. Eerst trek je de belangrijkste conclusies op basis van alle data. Is het goed gegaan of juist niet? Hoe komt dit dan? Welke installaties zijn de energieslurpers? En ‘lekt’ er geen energie weg door slecht geïsoleerde muren?

De doelen zijn al gesteld, die kun je hier nog eens benadrukken. Zorg ervoor dat ze SMART zijn: Specifiek (minder energie gebruiken), Meetbaar (uit de energiemeter te halen), Acceptabel (draagt bij aan groen imago), Realistisch (2,5% besparen) en Tijdgebonden (komend jaar minder verbruiken dan vorig jaar). Leg de lat niet te hoog en zorg ervoor dat je genoeg draagvlak hebt om tot besparingen over te gaan. Ga hier mee aan de slag met de zogenaamde PDCA- cyclus. In 4 stappen kun je de resultaten managen:

Plan: Plan je acties in om tot besparing over te gaan en deel deze in de organisatie.
Do: Kom daadwerkelijk in actie, dus breng die isolatie aan, vervang de verlichting voor LED-lampen en voer de onderhoudsbeurten aan je installaties uit.
Check: Controleer regelmatig (elke maand?) of de acties ook daadwerkelijk invloed hebben op het verbruik.
Act: Hebben je acties invloed? Blijf dan aan de juiste knoppen draaien voor meer resultaat. Hebben ze geen invloed? Wees niet getreurd, plan nieuwe acties in en blijf de cyclus vervolgen.